Logiciels et coûts

Inventaire, TI parallèles et coûts des abonnements

Fonctions clés

• Inventaire des logiciels et des fournisseurs, toujours à jour
• Détection des TI parallèles
• Recommandations d’optimisation des abonnements

En savoir plus

Voyez chaque outil pour lequel votre entreprise paie

Gardez un inventaire à jour de vos logiciels et de vos fournisseurs, détectez les TI parallèles et obtenez des recommandations pour optimiser le coût de vos abonnements.

Avant de commencer

• Vous devez avoir le rôle User ou Admin pour ajouter, modifier ou importer des logiciels. Seul un Admin peut supprimer un logiciel.
• Un logiciel exige un nom et un fournisseur.
• Les auditeurs peuvent consulter l’inventaire et l’exporter. Ils ne peuvent pas le modifier.

Comment ajouter un logiciel

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   Vérifiez l’inventaire

   Vérifiez que l’outil ne figure pas déjà dans l’inventaire.

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   Ajoutez l’outil

   Sélectionnez Ajouter un logiciel pour ouvrir le formulaire.

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   Saisissez les renseignements

   Saisissez le nom du logiciel et le fournisseur. Les deux champs sont obligatoires.

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   Choisissez le mode de facturation

   Choisissez la façon dont vous payez l’outil : mensuelle, annuelle, unique ou à l’usage.

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   Enregistrez le logiciel

   Enregistrez le logiciel. Il apparaît ensuite dans l’inventaire.

Comment importer des logiciels en lot

Importez plusieurs outils à la fois à partir d’un fichier CSV (valeurs séparées par des virgules).

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   Téléchargez le modèle

   Sélectionnez Modèle pour télécharger un fichier CSV dans le format attendu par NextIT.

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   Téléversez votre fichier

   Sélectionnez Importer CSV, puis Upload file, et choisissez votre fichier.

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   Vérifiez les modifications

   Vérifiez chaque modification avant de l’appliquer.

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   Appliquez l’importation

   Sélectionnez Appliquer pour enregistrer les modifications.

Ce que vous voyez

L’inventaire présente chaque outil logiciel utilisé par votre entreprise, avec son coût, son fournisseur, ainsi que ses renseignements sur les données et la vie privée. Chaque logiciel comporte six onglets :

• Aperçu : les renseignements principaux du logiciel.
• Coût : l’historique mensuel des coûts du logiciel.
• Risque : la vue des risques du logiciel.
• Accès : un lien vers le catalogue de l’Integrations Hub. Voir Intégrations et accès des personnes.
• Conformité : le type de données, les renseignements personnels, l’emplacement des données, le transfert transfrontalier, la notification de bris de confidentialité, l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, la politique de confidentialité et les certifications.
• Confidentialité : démarrez ou reprenez l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP). Sélectionnez Enregistrer l'évaluation pour conserver une ébauche.

Vulnérabilités

NextIT présente les vulnérabilités connues de chaque logiciel. Les rôles User et Admin peuvent actualiser la liste.

Rapport des coûts et analyse des abonnements

Téléchargez le rapport des coûts en format PDF ou CSV. Tous les rôles peuvent le télécharger.

Les rôles User et Admin peuvent analyser vos coûts d’abonnement avec l’intelligence artificielle (IA). Les auditeurs ne le peuvent pas. Le rapport d’économies présente les économies possibles. Vous pouvez aussi poser une question sur les coûts en langage clair.

Tâches courantes

• Cherchez un outil dans la zone Rechercher un logiciel ou un fournisseur….
• Ouvrez une ligne pour voir le logiciel et ses onglets.
• Sélectionnez Détails clés sur une ligne pour compléter les champs manquants.
• Sélectionnez Exporter CSV pour télécharger l’inventaire en fichier CSV.
• Utilisez les icônes de la ligne pour voir l’historique d’un logiciel, le modifier ou le retirer. Seul un Admin peut retirer un logiciel.

Conseils

• Vérifiez les modifications de chaque importation avant de les appliquer.
• Actualisez les vulnérabilités de vos principaux outils chaque mois.
• Votre assistant IA peut afficher ou ajouter des logiciels pour vous. Il demande votre approbation avant de faire une modification.

Voir aussi

• Gestion des fournisseurs
• Intégrations et accès des personnes
• Confidentialité et conformité