Confidentialité et conformité

À quoi sert ce module

Confidentialité et conformité indique quels logiciels demandent un travail de protection des renseignements personnels, et quoi faire ensuite. Il comprend quatre volets : Aperçu, Évaluations, Ententes (DPA) et Registre RTAP. Trois termes reviennent dans ces pages :

• Une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, appelée EFVP en français et DPIA en anglais, examine les risques pour la vie privée d’un projet ou d’un logiciel.
• Une entente de traitement de données (DPA en anglais) est un contrat écrit qui fixe la façon dont un fournisseur traite les renseignements personnels pour vous.
• Un registre des activités de traitement (ROPA en anglais) répertorie chaque activité dans laquelle votre entreprise utilise des renseignements personnels.

Les auditeurs ont une vue en lecture seule de chaque volet.

Avant de commencer

• Ajoutez vos logiciels à l’inventaire Inventaire, dans Software. Ce module lit cette liste.
• Remplissez l’onglet Conformité de chaque logiciel, avec son type de données, ses renseignements personnels, l’emplacement des données et le transfert transfrontalier.
• Ouvrez le panneau Confidentialité et conformité depuis la page Software, Domains ou Compliance. Ce panneau donne accès aux quatre volets.

Vue d’ensemble

La page Aperçu montre où en est votre entreprise.

• Sélectionnez Réanalyser l'inventaire pour refaire les vérifications de confidentialité sur votre liste de logiciels.
• Consultez le score de conformité et la couverture des DPA.
• Examinez Posture par domaine : Couverture DPA, Complétude RTAP et Évaluations résolues.
• Consultez Révisions et échéances à venir pour les éléments qui demandent une action bientôt.
• Traitez les Mises à jour suggérées. Pour chacune, confirmez-la, reportez-la à une date choisie ou écartez-la.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP / DPIA)

La Loi 25 exige une évaluation avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Elle en exige aussi une pour un projet qui acquiert, développe ou refond un système d’information ou un service électronique impliquant des renseignements personnels.

La liste Évaluations affiche chaque logiciel qui en demande une.

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   Ouvrez la liste des évaluations

   Ouvrez le panneau Confidentialité et conformité et choisissez Évaluations.

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   Commencez ou reprenez l’évaluation

   Sélectionnez Démarrer pour un logiciel sans évaluation. Sélectionnez Reprendre pour un logiciel qui a un brouillon enregistré.

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   Répondez aux questions

   Ouvrez l’onglet Confidentialité du logiciel, répondez aux questions, puis sélectionnez Enregistrer l'évaluation pour garder votre brouillon.

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   Prévisualisez le score

   Prévisualisez le score pour voir le résultat avant de terminer l’évaluation.

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   Terminez l’évaluation

   Terminez l’évaluation lorsque toutes les réponses sont finales.

Ententes de traitement (DPA)

La page Ententes (DPA) affiche un statut pour chaque entente : Manquante, Demandée, Signée ou À renouveler.

• Sélectionnez Demander des DPA en lot pour envoyer une demande au fournisseur de chaque logiciel dont l’entente est Manquante ou À renouveler.
• Ouvrez un logiciel pour enregistrer une entente signée, puis téléversez le document signé.

Registre des activités de traitement (ROPA)

Le Registre RTAP contient une ligne par logiciel qui traite des renseignements personnels. NextIT construit chaque ligne à partir du profil de confidentialité de ce logiciel.

• Le registre est en lecture seule. Vous ne pouvez pas modifier une ligne directement.
• Sélectionnez une ligne pour compléter le profil de confidentialité de ce logiciel.
• Le registre n’a pas d’option d’exportation.

Ce que vous voyez

Tâches courantes

• Sélectionnez Réanalyser l'inventaire après avoir ajouté ou modifié un logiciel.
• Commencez une évaluation en choisissant Évaluations, puis sélectionnez Démarrer à côté du logiciel.
• Demandez les ententes manquantes en sélectionnant Demander des DPA en lot.
• Complétez une ligne du registre en la sélectionnant dans le Registre RTAP.
• Confirmez, reportez ou écartez chaque élément de Mises à jour suggérées.

Conseils

• Consultez Révisions et échéances à venir chaque mois, pour qu’aucune entente n’expire sans suivi.
• Ajoutez un logiciel à l’inventaire avant de consulter le Registre RTAP. Un logiciel absent de l’inventaire n’apparaît pas dans le registre.
• Si un assistant IA est connecté, vous pouvez lui demander de générer des suggestions de confidentialité.

Liens connexes

• Logiciels et coûts
• Gestion des fournisseurs
• Générateur de politique de confidentialité
• Demandes des personnes concernées